Outils pour utilisateurs

Outils du site


communication:redaction

Rédaction des documents

Dans le cadre des projets, vous avez des documents à rendre. Chaque année, la qualité des documents rendus est très hétérogène, mais elle est souvent insuffisante pour un travail de licence et malheureusement éloignée des standards professionnels.

Cette page vise donc à vous donner quelques conseils pour faciliter l'écriture de vos documents mais aussi leur relecture qui est indispensable avant de les rendre.

Écriture

La rédaction d'un document nécessite plusieurs étapes :

  1. la définition/compréhension des objectifs du document
  2. l'élaboration d'un plan
  3. l'écriture du contenu

Les objectifs du document

Le plan

Avant de commencer la rédaction d'un document, vous devez établir le plan de ce document.

L'écriture

Vous devez accorder un soin particulier à l'introduction et à la conclusion. Il vous est recommandé de les écrire en dernier afin d'éviter toute incohérence entre ces parties et le reste du document.

L'introduction doit exposer clairement la problématique et les objectifs du document. Elle doit également présenter le plan du document et en quoi ce plan permet d'atteindre les objectifs du document.

A propos du style de rédaction:

  • faites des phrases courtes
  • évitez les phrases à la forme négative, passive ou relative
  • limitez l'usage des adverbes au strict nécessaire
  • lorsque vous utilisez des termes techniques, vérifiez qu'ils sont dans votre glossaire et dans votre index sinon ajoutez les.

Relecture

La relecture est une étape indispensable avant le rendu de chaque document et en particulier le rapport final. En effet, il est inadmissible qu'un document accompagnant un projet de licence (au même titre que tout document professionnel) contienne des erreurs. En particulier, en ce qui concerne les erreurs orthographiques et syntaxiques; surtout si le correcteur orthographique du traitement de texte que vous utilisez est capable de les détecter.

Il est recommandé de procéder à des lectures croisées; autrement dit : étant donné que tous les membres du groupe doivent participer à la rédaction des documents, chaque texte rédigé par un membre du groupe doit être relu au moins une fois par un autre membre du groupe qui n'en est pas l'auteur.

En effet, l'auteur aura tendance à se focaliser sur certains éléments de son texte, il aura donc eu du mal à prendre du recul et ne verra pas certains défauts.

La relecture comporte plusieurs étapes:

  1. correction orthographique, syntaxique et typographique à l'aide des outils du traitement de texte
  2. vérification du contenu: références bibliographiques et webographiques, cohérence des informations, articulations entre les différentes parties (surtout si elles ont été rédigées pas des auteurs différents)
  3. mise en page finale du document

Correction

La plupart des traitement de texte dispose d'un correcteur orthographique et d'un correcteur syntaxique. Le plus simple est de les laisser activés pendant la rédaction pour corriger vos erreurs au fur et à mesure.

Le correcteur orthographique/syntaxique peut commettre des erreurs (c'est lié au registre du langage utilisé, à la complexité ou la longueur de la phrase, etc…). Vous devez donc considérer chacun des signalements comme une erreur potentielle et non comme une erreur avérée.

Dans la plupart des traitements de texte, lorsque l'option est activée, les erreurs identifiées par le logiciel sont signalées par un trait ondulé rouge qui souligne le ou les mots en question. Vous pouvez les retrouver en parcourant votre document de manière manuelle (avec l’ascenseur de votre traitement de texte) ou bien de manière automatique en lançant le correcteur orthographique (sous MS Word: menu Outils puis Grammaire et orthographe) qui vous présentera successivement toutes les erreurs identifiées dans leur contexte; vous pourrez alors décider des corrections à apporter.

Vous devez également corriger les erreurs typographiques les plus fréquentes, comme par exemple:

  • les doubles-espace (pour cela, vous devez remplacer tous les doubles-espace par un seul espace)
  • les espaces devant les signes de ponctuation (pour cela, vous devez remplacer la séquence espace ponctuation par la seule ponctuation)

Pou compléter vos corrections typographiques, vous devriez lire les documents donnés en références (en bas de page)

Vérification

La vérification du contenu de votre document doit se faire en présence des notes qui ont été prises lors des réunions de travail pour les aspects factuels et avec les livres ou les sites web de références pour les aspects techniques.

Vous devez vérifier:

  • l'exactitude de chaque affirmation. N'hésitez pas à citer vos références pour confirmer vos affirmations
  • la cohérence de chaque information avec le reste du document
  • si les informations présentées permettent d'atteindre les objectifs du document

Pour faciliter cette étape il est recommandé d'imprimer le document. En général, la vérification nécessite plusieurs lecture, cela diminuera le risque de fatigue visuelle surtout si vous passez déjà de nombreuses heures à travailler sur un écran. Il vous suffit d'annoter le document dans la marge avec un stylo de couleur; ce sera plus facile pour saisir vos corrections ou vos commentaires dans votre document électronique.

Lorsque vous travaillez à plusieurs sur un document, il est recommandé d'utiliser le suivi des corrections si votre traitement de texte le permet. (Sous MS Word : menu Outils, choisir Suivi des modifications puis Afficher les modifications. Ensuite pour valider ou non les modifications : menu Outils, choisir Suivi des modifications puis Accepter ou refuser les modifications).

Vous pouvez également utiliser un outil pour annoter un fichier au format PDF tel que : AREnable (Win), Okular (Linux, OSX et Win avec KDE4), Skim (OSX) sur votre ordinateur. Il existe également des programmes équivalent pour tablette.

Mise en page

La mise en page d'un document doit faciliter la compréhension de sa structuration. Pour vérifier, qu'elle corresponde bien à ce qui est attendu, il est recommandé de travailler sur un format comme le PDF (par exemple) qui préserve la mise en forme du fichier indépendamment du logiciel ayant servi à le produire pour sa visualisation et son impression.

Le format PDF n'est pas un format éditable (du moins pas facilement) ce qui peut causer certaines difficultés pour exploiter le document. Donc, avant de rendre vos documents, vérifiez :
  • s'ils sont au format PDF,
  • que cela correspond à ce qui est attendu par votre encadrant

Voici une liste non-exhaustive des éléments à vérifier:

  • le format :
    • la police utilisée doit être claire et lisible afin de permettre une lecture aisée (par exemple : la police Comic Sans n'est pas adaptée à un rapport professionnel)
    • la taille des caractères doit être adaptée au document (pour la plupart des polices de caractères, la taille 11 ou 12 est adéquate pour le corps du texte d'un rapport)
  • les séparations inappropriées :
    • une légende doit être sur la même page que la figure ou le tableau qu'elle accompagne
    • une page ne doit pas contenir moins de 5 lignes (à moins de contenir une illustration)
    • un titre doit être suivi d'au moins 3 lignes s'il se trouve en bas de page
    • évitez les veuves et les orphelines (sous MS Word: sélectionnez le paragraphe, menu Format, cliquez sur Paragraphe, puis sur l'onglet Enchaînements, activez la case à cocher Éviter veuves et orphelines)
      • un début de paragraphe doit avoir au moins 2 lignes en bas de page sinon il vaut mieux passer tout le paragraphe sur la page suivante (sauf si le paragraphe ne fait qu'une ligne)
      • une fin de paragraphe doit avoir au moins 2 en début de page
    • vérifiez les espaces insécables (il s'agit des mots et des signes de ponctuation qui ne doivent pas être séparés par un changement de ligne ou par un changement de page:
      • les grands nombres dont les chiffres sont regroupés par 3 (ex: 1 759 156 713) ne doivent pas être séparés
      • les initiales du prénom ou le titre abrégé d'une personne (ex: M., Dr., Pr.,…) ne doit pas être séparé du nom
      • les ponctuations qui sont liées au mot qui les précèdent (ex: :;!?) ne doivent pas en être séparés
  • les références
    • la table des matières doit être à jour (sous MS Word : onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquez sur Mettre à jour la table, dans la plupart des cas, vous voudrez Mettre à jour toute la table). Dans tous les cas, vérifiez une page au début, une page au milieu et une page à la fin de votre document.
    • l'index doit être à jour. Vérifiez plusieurs mots choisis aléatoirement.
    • chaque référence à une figure, un tableau, une illustration, une section, … doit correspondre avec la légende correspondante.

Références

communication/redaction.txt · Dernière modification: 2017/08/28 14:57 par David Janiszek

Outils de la page