Dans le cadre des projets, vous avez des documents à rendre. Chaque année, la qualité des documents rendus est très hétérogène, mais elle est souvent insuffisante pour un travail de licence et malheureusement éloignée des standards professionnels.
Cette page vise donc à vous donner quelques conseils pour faciliter l'écriture de vos documents mais aussi leur relecture qui est indispensable avant de les rendre.
La rédaction d'un document nécessite plusieurs étapes :
Avant de commencer la rédaction d'un document, vous devez établir le plan de ce document.
Vous devez accorder un soin particulier à l'introduction et à la conclusion. Il vous est recommandé de les écrire en dernier afin d'éviter toute incohérence entre ces parties et le reste du document.
L'introduction doit exposer clairement la problématique et les objectifs du document. Elle doit également présenter le plan du document et en quoi ce plan permet d'atteindre les objectifs du document.
A propos du style de rédaction:
La relecture est une étape indispensable avant le rendu de chaque document et en particulier le rapport final. En effet, il est inadmissible qu'un document accompagnant un projet de licence (au même titre que tout document professionnel) contienne des erreurs. En particulier, en ce qui concerne les erreurs orthographiques et syntaxiques; surtout si le correcteur orthographique du traitement de texte que vous utilisez est capable de les détecter.
Il est recommandé de procéder à des lectures croisées; autrement dit : étant donné que tous les membres du groupe doivent participer à la rédaction des documents, chaque texte rédigé par un membre du groupe doit être relu au moins une fois par un autre membre du groupe qui n'en est pas l'auteur.
En effet, l'auteur aura tendance à se focaliser sur certains éléments de son texte, il aura donc eu du mal à prendre du recul et ne verra pas certains défauts.
La relecture comporte plusieurs étapes:
La plupart des traitement de texte dispose d'un correcteur orthographique et d'un correcteur syntaxique. Le plus simple est de les laisser activés pendant la rédaction pour corriger vos erreurs au fur et à mesure.
Dans la plupart des traitements de texte, lorsque l'option est activée, les erreurs identifiées par le logiciel sont signalées par un trait ondulé rouge qui souligne le ou les mots en question. Vous pouvez les retrouver en parcourant votre document de manière manuelle (avec l’ascenseur de votre traitement de texte) ou bien de manière automatique en lançant le correcteur orthographique (sous MS Word: menu Outils puis Grammaire et orthographe) qui vous présentera successivement toutes les erreurs identifiées dans leur contexte; vous pourrez alors décider des corrections à apporter.
Vous devez également corriger les erreurs typographiques les plus fréquentes, comme par exemple:
Pou compléter vos corrections typographiques, vous devriez lire les documents donnés en références (en bas de page)
La vérification du contenu de votre document doit se faire en présence des notes qui ont été prises lors des réunions de travail pour les aspects factuels et avec les livres ou les sites web de références pour les aspects techniques.
Vous devez vérifier:
Pour faciliter cette étape il est recommandé d'imprimer le document. En général, la vérification nécessite plusieurs lecture, cela diminuera le risque de fatigue visuelle surtout si vous passez déjà de nombreuses heures à travailler sur un écran. Il vous suffit d'annoter le document dans la marge avec un stylo de couleur; ce sera plus facile pour saisir vos corrections ou vos commentaires dans votre document électronique.
Lorsque vous travaillez à plusieurs sur un document, il est recommandé d'utiliser le suivi des corrections si votre traitement de texte le permet. (Sous MS Word : menu Outils, choisir Suivi des modifications puis Afficher les modifications. Ensuite pour valider ou non les modifications : menu Outils, choisir Suivi des modifications puis Accepter ou refuser les modifications).
Vous pouvez également utiliser un outil pour annoter un fichier au format PDF tel que : AREnable (Win), Okular (Linux, OSX et Win avec KDE4), Skim (OSX) sur votre ordinateur. Il existe également des programmes équivalent pour tablette.
La mise en page d'un document doit faciliter la compréhension de sa structuration. Pour vérifier, qu'elle corresponde bien à ce qui est attendu, il est recommandé de travailler sur un format comme le PDF (par exemple) qui préserve la mise en forme du fichier indépendamment du logiciel ayant servi à le produire pour sa visualisation et son impression.
Voici une liste non-exhaustive des éléments à vérifier: